การเซทอัพเพื่อให้ Opentext:Livelink แสดง Attribute ในผลของการ Search ตอน1

วันนี้ขอเล่นของแพงครับ พรุ่งนี้ ผมมีงานต้องเข้าไป เซทระบบ Search ให้ลูกค้าแถวสีลม พื้นที่ที่ไอการเมืองกำลังคุกรุ่น พร้อมที่จะระเบิดได้ทุกเวลาเมื่อเชื้อเพลิงถูกลำเลียงมาพร้อมเมื่อไหร่

ถึงแม้เย็นวันนี้ได้มีเหตุปะทะกันอีกรอบแล้วแล้ว หลังจากที่เปิดฟร์อรอบแรกไปแล้วเมื่อ 22เมษาที่ผ่านมา

ถึงแม้ความปลอดภัยของประชาชนแถวนั้นจะเริ่มสั่นคลอนมากขึ้น แต่ธุรกิจก็ยังคงจะต้องดำเนินต่อไป

10โมงเช้าวันพรุ่งนี้ ผมจะต้องเข้าไปปฏิบัติภาระกิจนั้น สาธุ...

เข้าเรื่องกันเลยนะครับ ที่บอกว่าเล่นของแพง นั่นไม่ใช่อะไรครับ แต่เป็นโปรแกรมที่ผมจะต้องไปเซทระบบเพิ่มเติมในเรื่อง Search นั่นเอง ที่จะพูดถึงนี้คือ ระบบ ECM(Enterprise Content Management)ครับ เป็นของ Opentext โดย Software ชื่อว่า Livelink

สำหรับ ECM(Livelink) เป็นระบบที่ จัดการกับข้อมูลขององค์การที่ต้องใช้งานเริ่มกัน โดยมีการกำหนดสิทธ์ในการเข้าถึงข้อมูลและจัดการกับข้อมูลนั้นได้ (เช่น สร้าง อ่าน เขียน ลบ จอง เพิ่มเวอร์ชั่น ต่อข้อมูลนั้น) รวมทั้ง Workflow ด้วย และโมดูลอื่นๆที่จะตามมาเมื่อลูกค้าต้องการ

โปรแกรมอื่นๆในตลาดซอฟแวร์ที่เทียบกันได้ก็มี EMC(Documentum), IBM(FileNet) และ รองลงมาหน่อย ก็ Microsoft(SharePoint)

มาต่อกับเนื้อหาว่า พรุ่งนี้ผมจะไปเซทอะไรให้กับลูค้าผมดีกว่าครับ

คือลูกค้าผมเขาต้องการสแกนเอกสารที่เป็นการดาษ(hard copy)ของเขาด้วย Scanner จากนั้นเอกสารของเขาก็จะเป็นไฟลรูปภาพ(soft copy)ซึ่งก็ไฟล์ทางด้านคอมพิวเตอร์ที่เราๆรู้จักกันทั่วไปแหละครับ จากนั้นก็นำไฟล์ที่ว่านี้เข้าไปเก็บในระบบ ECM ที่ผมพูดถึงนี่แหละครับ



เมื่อเอกสารเข้าสู่ระบบแล้ว หากต้องการเรียกดูภายหลัง จะต้องสามารถเรียกมาดูได้ อย่างถูกต้องและรวดเร็ว

ดังนั้นผมก็ต้องทำระบบการค้นหา เพื่อที่จะต้องค้นหาไฟล์นี้ได้เมื่อต้องการที่จะดูหลังจากจัดเก็บเข้าสู่ระบบECM โดยใส่คำ(key word)ที่เกี่ยวข้องกับไฟล์นี้ เป็นตัวIndexในการค้นหา
คำถาม:ทำไมผมจะต้องทำระบบการค้นหาเพิ่มเติมขึ้นมาด้วย
คำตอบ:เนื่องจากไฟล์ที่ได้จากการสแกน เป็นภาพ ดังนั้นมันจึงไม่สามารถค้นหาโดยใช้คำ(key word)ใดๆได้

ดังนั้นผมจะต้องกำหนดคำ(key word)ขึ้นมาเพื่อจับคู่กับไฟล์รูปนี้ เพื่อที่จะใช้เป็นคำค้นหาไฟล์นี้ได้ในภายหลัง

ระบบ ECM มีเครื่องมือช่วยในการนี้อยู่แล้ว
เริ่มต้นตั้งแต่การแสกนจำนวนมากมากๆ การใส่คำ(key word)ให้กับเอกสารจำนวนมากจึงเป็นเรื่องที่ใช้เวลาและเสี่ยงต่อการผิดพลาดอย่างสูง
วิธีลดความเสียงนี้ จึงต้องใช้ บารโค้ด(bar code)ในการป้อนข้อมูลแทน ระบบ ECM มี Software ชื่อ Enterprise Scan เพื่อช่วยในการนี้โดยตรง







รูปที่ 1. โปรแกรม Enterprise Scan

จากรูปที่ 1. จะเห็นว่ามีช่องที่ให้กรอกข้อมูล ช่องนี้แหละครับเป็นช่องสำหรับใส่ key word ให้กับเอกสารที่ผมนำมาสแกน เราจะเรียกคำพวกนี้ว่า Index นะครับ แต่ผมไม่ต้องกรอกคำ(Index)พวกนี้เอกหรอกนะครับ จะใช้วิธีอ่านจาก barcode แทน

เมื่อ Scan เอกสารเสร็จ ผมก็นำไฟล์เอกสาร(soft file)เข้าสู่ระบบ ECM (Acrhive)พร้อบกับจับคู่กับ Index ที่ถูกอ่านมาจาก barcode

หลังจากต่อไปนี้แหละความเป็นประเด็นที่ผมจะพูดในบทความนี้ (หลังจากเกรินมาซะยาว.....)
เอกสารจะมากองเป็นตับในระบบ ECM ดังรูปที่ 2.ครับ







รูปที่ 2.เอกสารที่ถูกนำเข้าสู่ระบบ

ในระบบ ECM ก็จะมี Index เหมือนกับใน Enterprise Scan(รูปที่ 1.) แต่ในระบบ ECM จะเรียกว่า Category ส่วนช่องที่ใช้เติมคำ จะเป็นส่วนประกอบของ Category เรียกว่า Attribute ดังแสดงในรูปที่ 3.







รูปที่ 3.แสดงรูปของ Category

ผมจะต้องนำ Category นี้ไปสร้าง Search Tempplate เพื่อให้ User ใช้เป็น ฟอร์มในการ กรอกเพื่อ Search ข้อมูล

วิธีสร้าง Search Tempplate ให้ Clickที่ Advance Search

(แล้วค่อยอ่านต่อวิธีการ Setting นะครับ)